Jak zaoszczędzić na paliwie – skuteczne strategie dla firm przewozowych

Koszt paliwa stanowi znaczący udział w wydatkach firm przewozowych, często sięgając nawet 40% wszystkich kosztów operacyjnych. Aby zmniejszyć te wydatki o kilka do nawet kilkuset tysięcy złotych rocznie, należy podjąć odpowiednie kroki. Oto kilka skutecznych strategii, które pomogą zaoszczędzić na paliwie.

Można stwierdzić, że rok 2022 był przełomowy w podejściu do zakupu paliwa w branży TSL. W tamtym okresie ceny paliwa w Europie sięgnęły niemal dwukrotnie wyższych wartości w porównaniu do poprzedniego roku. Te wydarzenia spowodowały, że przedsiębiorcy zaczęli bardziej zwracać uwagę na miejsce i czas tankowania przez kierowców oraz coraz częściej przekazywali to zadanie dyspozytorom lub spedytorom. Dlaczego? Dlatego że wyposażeni w nowoczesne technologie są w stanie spojrzeć na kursy paliwa z szerszej perspektywy i wskazać optymalne miejsce i czas na tankowanie. Wszystko to przyczynia się do opracowania przemyślanej strategii paliwowej, która może przynieść firmie oszczędności od kilku do nawet kilkuset tysięcy złotych rocznie.

Co powinniśmy uwzględnić w takim planie? Jak ograniczyć wydatki na paliwo do minimum? Na pytania odpowiadają eksperci Grupy Inelo i Eurowag.

Monitoruj ceny paliw na stacjach

Wybór odpowiedniej stacji paliwowej ma ogromne znaczenie dla przewoźników. Ceny paliw na różnych stacjach mogą się znacznie różnić, dlatego ważne jest planowanie tankowań w miejscach, gdzie ceny są korzystne. Monitoring cen paliw na bieżąco za pomocą aplikacji lub dedykowanych rozwiązań technologicznych pozwala na świadome podejmowanie decyzji. Przewoźnicy mogą zaimportować listę stacji z aktualnymi cenami paliw do systemu telematycznego i korzystać z tych informacji przy planowaniu tras.

– Niebagatelne znaczenie ma to, na jakiej stacji zatrzyma się kierowca, za jaką cenę zatankuje paliwo oraz to, czy bak pojazdu uzupełni o 30 czy 100 litrów, bo w transporcie wszystko robi skalę. Choć 10 eurocentów, czyli około 0,50 gr różnicy w cenie za każdy litr paliwa wydaję się być niedużym obciążeniem dla przewoźnika, to pomnożony przez ilość zatankowanego paliwa, a także liczbę podobnych zdarzeń w miesiącu, może dawać już znaczący, dodatkowy wydatek, którego nie da się tak łatwo zignorować. Z tego względu istotna jest kontrola cen paliw na poszczególnych stacjach na bieżąco za pomocą dedykowanych do tego rozwiązań technologicznych np. aplikacji – mówi Tomasz Czyż, Główny ekspert ds. rozwiązań technologicznych, Grupa Inelo i dodaje, że otrzymaną listę stacji z aktualnymi cenami paliw dyspozytorzy czy spedytorzy mogą zaimportować do systemu telematycznego, a wówczas będą widzieć obecną lokalizację pojazdu w trasie, najbliższe stacje, które kierowca będzie mijał po drodze, a te informacje mogą skorelować z bieżącymi cenami paliw. Wówczas otrzymają oni niezbędny pakiet danych do podjęcia jak najkorzystniejszej decyzji.

Planuj tankowania

Przemyślana strategia paliwowa wymaga planowania tankowań. Wiele firm przewozowych deleguje to zadanie spedytorom lub dyspozytorom, którzy mają lepszy dostęp do informacji i nowoczesnych technologii. Dzięki temu mogą dokładnie określić, ile paliwa jest potrzebne do pokonania danej trasy i przekazać tę informację kierowcom. Planowanie tankowań w taki sposób pozwala minimalizować ilość paliwa pozostawionego w pojeździe na koniec trasy, co przekłada się na oszczędności.

Choć wcześniej to kierowca, będący w trasie, głównie decydował o tym, gdzie uzupełnić paliwo i o ile litrów, to w ostatnim czasie można zauważyć, że ta tendencja się zmienia.

– Zauważalna jest zmiana podejścia przewoźników do planowania zakupu paliwa, którzy zaczynają to zadanie delegować spedytorom lub w większej firmie – dyspozytorom. Osoby zarządzające transporterem mają większy dostęp do nowoczesnych technologii, a dzięki temu mogą od razu zorientować się w sytuacji, gdzie najlepiej byłoby zatankować i taką informację szybko przekazać kierowcy. Jeśli kierowca przebywa w Belgii i do końca nie jest w stanie oszacować, ile litrów powinien zatankować, żeby dojechać do Polski, to spedytor za pomocą systemu GBox może wysłać komunikat o dokładnej liczbie litrów paliwa, niezbędnej na dojazd do celu. Dlaczego jest to takie ważne? Jeśli chcemy zredukować koszty do minimum, to kierowca powinien wracać z jak najmniejszą ilością paliwa do bazy, a zaplanowanie tego nie jest trudne do wdrożenia, ale wymaga pewnej, powtarzalnej strategii i bycia konsekwentnym w podejściu do zakupów paliwa – komentuje Tomasz Czyż z Grupy Inelo.

Wykorzystaj narzędzia

Bez wsparcia odpowiednich technologii trudno jest skutecznie planować tankowania. Jednym z takich narzędzi jest sonda paliwowa.

Sondy paliwowe

Sondy paliwowe dostarczają dokładniejsze dane dotyczące zużycia paliwa niż informacje z szyny CAN pojazdu. Dzięki nim można podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące tankowania.

– Sondy paliwowe pozwalają uzyskać dokładniejsze dane na temat poboru paliwa w obu zbiornikach niż te, które możemy otrzymać na podstawie informacji z szyny CAN pojazdu i wskazaniach pływaka w jednym zbiorniku paliwa. Warto tutaj zaznaczyć, że sondy paliwowe są dość precyzyjne, ponieważ mówimy o dokładności 2-3 proc. maksymalnego błędu pomiarowego, co z pewnością przełoży się na możliwość podejmowania bardziej świadomych decyzji w zakresie planowania tankowań. Więcej na ten temat można posłuchać na naszym ostatnim webinarze, który jest cały czas dostępny na stronie Inelo, w zakładce wydarzenia: https://inelo.pl/wydarzenia/ – zaznacza ekspert Grupy Inelo.  

Karty paliwowe

Karty paliwowe również ułatwiają kontrolę wydatków związanych z zakupem paliwa. Dzięki nim można monitorować wydatki dla całej floty, ustalać limity wydatków i korzystać z dodatkowych usług w atrakcyjnych cenach.

– Łatwiejsze zarządzanie wydatkami w firmie przewozowej to jedna z podstawowych zalet karty paliwowej, która może zredukować koszty operacyjne związane z przetwarzaniem dużej liczby dokumentów i oszczędzić czas niezbędny do przejrzenia wszystkich faktur. Dzięki karcie paliwowej, osoby zarządzające transportem mogą kontrolować wydatki na paliwo dla całej floty niezależnie od marki paliwa czy lokalizacji danego pojazdu, a także ustalać limity wydatków dla każdej z nich. Informacje te przedstawione są w sposób bardziej czytelny, bo zestawione są na jednej, miesięcznej fakturze, co może ułatwić proces rozliczania. Dodatkowo, karty paliwowe nie tylko oferują zniżki na paliwo, ale również umożliwiają zakup dodatkowych usług w atrakcyjniejszej cenie, jak np. można otrzymać rabat na mycie pojazdu, naprawę i czyszczenie ciężarówki, opłatę za nocny parking. Przy wyborze dostawcy karty paliwowej warto zwrócić uwagę na szeroką sieć akceptacji, jak np. nasze karty paliwowe dostępne są aż na 15 000 stacjach w 30 krajach Europy, co równoznaczne jest z tym, że kierowca nie powinien mieć trudności ze znalezieniem danej stacji – podkreśla Radosław Tatarski, VP of Sales Operations & PMI, Eurowag. 

Wykorzystaj TMS i telematykę

Systemy klasy TMS (Transportation Management System) pozwalają importować dane dotyczące zakupów paliwa z kart paliwowych i systemów telematycznych. Dzięki temu łatwiej jest kontrolować zużycie paliwa. Spedytorzy mogą uwzględnić konieczność tankowania jako zadanie dla kierowc.

–  Spedytor konieczność zatankowania może uwzględnić w formie zadania, które kierowca otrzyma w aplikacji lub komputerze pokładowym umieszczonym w pojeździe. Wówczas kierowca musi zaraportować osobie zarządzającej transportem, że wywiązał się z realizacji tego zadania np. poprzez system telematyczny, co oznacza, że spedytor w czasie rzeczywistym będzie wiedział o tankowaniu zanim dostanie fakturę od wybranego operatora karty paliwowej. W systemach klasy TMS otrzymane dane od kierowcy spedytorzy mogą porównywać z raportami z plików kart paliwowych, które zazwyczaj mogą być trudne w odbiorze, ponieważ zawierają płatności za opłaty drogowe i inne koszty. Należy jednak pamiętać o tym, że dane za tankowania powinny być odpowiednio skonfigurowane w systemie. Plik powinien być w poprawnym formacie, aby system automatycznie przyporządkował tankowania do właściwego pojazdu, a dzięki temu możemy podglądać rentowność przejazdów w danym miesiącu – podsumowuje Tomasz Czyż.

(źródło: Inelo, opr. CYPH), fot. Inelo